Beroepscode en tuchtrecht Dossier en rapportage
Wat wordt verstaan onder persoonlijke werkaantekeningen?
Wat zijn persoonlijke werkaantekeningen? Vallen beeld- en geluidsopnamen hier ook onder? Horen deze in het dossier thuis of niet? En heeft een client dan inzagerecht?
Wat zijn persoonlijke werkaantekeningen?
Persoonlijke werkaantekeningen maakt de pedagoog als tijdelijke en persoonlijke geheugensteun. Op basis daarvan maakt de pedagoog vervolgens aantekeningen in het dossier of schrijft hij een onderzoeksrapport. Het maakt niet uit welke vorm de persoonlijke werkaantekeningen hebben, digitaal, handgeschreven of een beeld- of geluidsopname.
Kenmerkend voor persoonlijke werkaantekeningen is dat deze dienen als tijdelijke geheugensteun en hun waarde verliezen op het moment dat de pedagoog de informatie verwerkt in het dossier of een verslag. Op dat moment kunnen de persoonlijke werkaantekeningen worden vernietigd.
Zijn persoonlijke werkaantekeningen onderdeel van het dossier?
Nee, persoonlijke werkaantekeningen worden vastgelegd buiten het dossier. Ze dienen alleen voor de voorlopige gedachtenvorming van de pedagoog. Daarna worden ze vernietigd.
Wanneer vernietig je de persoonlijke werkaantekeningen?
Wanneer mag je nu overgaan tot vernietiging van werkaantekeningen? En hoe zit het met beeld- en geluidsopnamen en ruwe testgegevens?
Voor alle werkaantekeningen geldt dat ze mogen worden vernietigd zodra ze niet meer nodig zijn. Bijvoorbeeld als je op basis van je aantekeningen het onderzoeksrapport hebt afgerond. Dit geldt ook voor werkaantekeningen in de vorm van beeld- of geluidsopnamen (zie artikel 28 NVO Beroepscode voor een zorgvuldige handelwijze bij beeld- of geluidsopnamen). Werkaantekeningen moeten uiterlijk worden vernietigd op het moment dat de professionele relatie wordt afgesloten.
Wanneer zijn aantekeningen géén persoonlijke werkaantekeningen meer?
- Zodra een persoonlijke werkaantekening wordt bewaard in het dossier, verliest de werkaantekening de status van persoonlijke werkaantekening.
- Als de pedagoog een persoonlijke werkaantekening deelt met een ander, zoals een collega of een teamlid, of als een cliënt de beeldopname heeft bekeken, verliezen de gegevens de status van persoonlijke werkaantekening. Ze worden dan onderdeel van het dossier, ook als ze nog niet in het dossier zijn opgenomen. Gevolg is dat de gegevens ter inzage zijn voor de cliënt of de wettelijk vertegenwoordigers (artikel 34 lid 4 en 5 NVO Beroepscode).
Hoe zit het met ruwe testgegevens?
Ruwe testgegevens zijn geen persoonlijke werkaantekeningen en behoren tot het dossier. Ze zijn ter inzage voor de cliënt maar het recht op een kopie geldt voor ruwe testgegevens niet (artikel 38 lid 2 NVO Beroepscode).
