Heeft je cliënt recht op digitale inzage in het dossier?

Je bent wettelijk verplicht om inzage en kopie van een dossier ook digitaal mogelijk te maken voor je cliënt. Deze verplichting is vastgelegd in de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg (Wabvpz). Dit wil niet zeggen dat het verstrekken van een papieren kopie verboden is. Maar als de client graag een digitale kopie ontvangt, dan dien je hieraan gehoor te geven. Wat betekent dit voor de praktijk van de pedagoog?

Wat houdt digitale inzage en kopie in?
Digitale inzage en kopie impliceert dat er sprake is van een digitaal dossier. Het is geen vereiste dat er wordt gewerkt met een speciaal aangekocht programma. Ook het mapje per cliënt op de laptop van een (zelfstandig werkende) pedagoog geldt als een digitaal dossier, want de gegevens zijn digitaal opgeslagen.

Een voorwaarde voor digitale inzage van het dossier is dat alle onderdelen van het dossier digitaal beschikbaar zijn. Is een test schriftelijk afgenomen, dan is het van belang de afgenomen test te scannen, zodat deze digitaal beschikbaar wordt.

Er zijn verschillende manieren om dossiers digitaal in te zien:

• Via cliëntenportalen
  Grotere zorgorganisaties maken wel gebruik van zogeheten cliëntenportalen. Op deze manier kunnen cliënten thuis inloggen en hun eigen dossier inzien. Een dergelijk cliëntenportaal is niet verplicht. 
• Op het kantoor van de pedagoog, op de laptop
  Digitale inzage kan ook op het kantoor van de pedagoog, door het cliëntendossier in te zien via een laptop. Vervolgens kan de cliënt aangeven welke stukken hij of zij (digitaal) wenst te ontvangen, bijvoorbeeld per beveiligde mail.

Logging
Op het moment dat er met meer collega’s in het digitale dossier wordt gewerkt, is zogeheten ‘logging’ onderdeel van het inzagerecht. Dit is een digitaal gegenereerd overzicht van wie, waar, wanneer, in het dossier data heeft ingevoerd, aangepast en ingezien. 

Het logging overzicht hoeft niet door de pedagoog uit eigen beweging te worden verstrekt. De cliënt dient expliciet om het logging overzicht te vragen.

Elektronisch uitwisselsysteem
Een aantal zorgaanbieders, vooral ziekenhuizen en huisartsen, zijn aangesloten op een elektronisch uitwisselsysteem. Via dit uitwisselsysteem kan een andere zorgaanbieder, met toestemming van cliënt, digitaal kennis nemen van gegevens in het cliëntendossier. 

De meeste pedagogen zijn nog niet aangesloten bij een dergelijk uitwisselsysteem.  

In geval van een elektronisch uitwisselsysteem moet op verzoek van de cliënt ook een overzicht worden verstrekt waarin staat wie bepaalde informatie beschikbaar heeft gesteld in dit systeem en op welke datum en wie informatie heeft ingezien of opgevraagd.

Voor wie geldt het verplichte uitwisselsysteem?
De vereisten van de Wabvpz gelden voor pedagogen die:

• Werkzaam zijn op basis van de Zorgverzekeringswet en de Wet langdurige zorg of die
• werkzaam zijn als behandelaar in de jeugdhulp en onder de WGBO vallen.

Deze wet is aanvullend op de bestaande eisen van de Beroepscode en andere wetgeving. Zo vereist de AVG dat als een cliënt zijn verzoek voor een kopie dossier elektronisch indient (bijvoorbeeld per mail) dat de kopie dan zo mogelijk elektronisch dient te worden verstrekt, tenzij de cliënt vraagt om een papieren kopie (artikel 12 lid 3 AVG).

Zie hier (achter de inlog) ook de gerelateerde vragen ‘Welke gegevens verstrek je als een cliënt vraagt om een kopie van zijn/haar dossier?’, ‘Hebben ouders altijd recht op een volledige kopie van het dossier?’ en ‘Een ouder vraagt een kopie van het dossier van zijn kind. Worden van ook gegevens in het dossier over de andere ouder verstrekt?’.