Een cliënt vraagt om vernietiging van de diagnose, kan dat?

Een cliënt heeft het recht te vragen om vernietiging van (een deel van) het dossier, maar wat nu als een cliënt vraagt om vernietiging van de diagnose? Kan dat? En wat als een ouder met gezag die vraag stelt?

Artikel 39 lid 4 van de NVO  Beroepscode zegt

Ondanks de bewaartermijn genoemd in artikel 37 kan de cliënt de pedagoog verzoeken om vernietiging van (delen van) het dossier. In reactie op dit verzoek vernietigt de pedagoog (de betreffende delen van) het dossier, tenzij gegevens uit het dossier van aanmerkelijk belang moeten worden geacht voor een ander dan de cliënt. Indien de wettelijk vertegenwoordiger namens de cliënt om vernietiging verzoekt, kan vernietiging ook worden geweigerd indien de pedagoog meent dat vernietiging van (delen van) het dossier in strijd is met de zorg van een goed pedagoog voor de cliënt.

In principe wordt een verzoek tot vernietiging van een cliënt gehonoreerd. Soms kan de pedagoog afwegen om een verzoek niet of maar deels te honoreren, bijvoorbeeld als

• de gegevens van aanmerkelijk belang zijn voor een ander dan de cliënt. Bijvoorbeeld het belang van een familielid als er sprake is van een erfelijke aandoening.
• vernietigen strijdig is met de zorg van een goed pedagoog. Dit geldt alleen als vernietiging overduidelijk niet in het belang is van de cliënt (of zijn kind). Bijvoorbeeld als een ouder verzoekt om het verwijderen van signalen van kindermishandeling. Of als het informatie betreft die zo belangrijk is voor de behandeling, dat de pedagoog bij vernietiging van de gegevens geen verantwoorde zorg meer kan leveren.

Dus wat als een cliënt vraagt om vernietiging van de diagnose? 

Allereerst is het de vraag of de behandeling nog loopt of al is beëindigd. Ingeval van een lopende behandeling die is gebaseerd op deze diagnose, kan de pedagoog de afweging maken om het verzoek tot vernietiging niet te honoreren, omdat daardoor geen verantwoorde zorg meer kan worden geleverd. Vernietiging is dan strijdig met de zorg van een goed pedagoog. Ingeval de behandeling al is beëindigd, moet het verzoek tot vernietiging in principe worden gehonoreerd. Dit betekent dat de diagnose uit het dossier moet worden verwijderd.

Het Centraal Tuchtcollege voor de Gezondheidszorg heeft in 2021 in een uitspraak duidelijk gemaakt dat een cliënt ook recht heeft op ‘selectieve vernietiging’, zoals vernietiging van een paar zinnen, één zin of één woord (bijvoorbeeld een diagnose). Het tuchtcollege is er zich van bewust dat selectieve vernietiging, zeker als het gaat om verwijdering van een diagnose, afbreuk kan doen aan de begrijpelijkheid en geloofwaardigheid van een dossier, maar ziet daarin, gelet op de wettekst, geen grond om een verzoek om selectieve vernietiging per definitie af te wijzen. Als een patiënt mag kiezen voor vernietiging van het integrale dossier, heeft hij ook de minder vergaande optie van selectieve vernietiging, zo stelt het College. Het College wijst er op dat de zorgverlener op de plek waar woorden of zinnen zijn vernietigd een aantekening kan maken dat gegevens op verzoek van de cliënt zijn verwijderd. (ECLI:NL:TGZCTG:2021:61)

Praktisch gezien kan selectieve verwijdering bijvoorbeeld van een diagnose, een tijdrovende klus zijn, maar dat is geen reden om dit verzoek niet te honoreren. Wel kan dan een gesprek gevoerd worden met cliënt in hoeverre er op een eenvoudigere manier aan het verzoek tegemoet kan worden gekomen, door bijvoorbeeld vernietiging van complete documenten waar de diagnose in wordt genoemd. Dat kan alleen als de cliënt daarmee instemt.

Als een ouder met gezag verzoekt om vernietiging van de diagnose van diens kind, geldt dezelfde afweging. Daarbij is wel van belang dat als er twee ouders gezag hebben, beide ouders het eens moeten zijn over het verzoek tot vernietiging. Bij jeugdigen van 12 tot 16 jaar beslist de jeugdige ook mee over dit verzoek. Is er een verschil van mening tussen ouders met gezag? Of is de jeugdige van 12 tot 16 jaar het niet eens met het verzoek tot vernietiging? Dan wordt het verzoek afgewezen.

Aantekening maken over vernietiging

Van belang is aantekeningen te maken en te bewaren over de vernietiging: de datum van het verzoek, van wie (cliënt, wettelijk vertegenwoordiger(s) het verzoek afkomstig is en de datum waarop (een deel van) het dossier is vernietigd. Dit is o.a. van belang in verband met de dossierplicht waar de Inspectie op kan toetsen. Aanbevolen wordt om deze aantekeningen te bewaren op de plek waar anders het dossier te vinden zou zijn.

Let op: de aantekeningen mogen er niet toe leiden dat de vernietigde gegevens toch in het dossier komen. Je mag dus niet vermelden ‘diagnose autisme verwijderd’, maar wel ‘diagnose verwijderd’. Of bijvoorbeeld: ‘verslag/rapport op verzoek van wettelijk vertegenwoordiger vernietigd’. Ook de reden waarom de cliënt vernietiging wilde, mag niet vermeld worden.

Zie voor meer informatie de veelgestelde vraag ‘Wat als een cliënt om vernietiging van het dossier verzoekt tijdens of bij de start van de behandeling?’, ‘Een cliënt wil zijn dossier volledig laten vernietigen, inclusief de financiële gegevens. Kan dat?’, Wat is de bewaartermijn van dossiers en wanneer mag je een dossier vernietigen?’ en ‘Wie geeft toestemming: jeugdige, ouders, mentor of iemand anders?’ (achter de inlog).