Beide ouders ontvangen ouderbegeleiding, mogen ze een kopie hebben van elkaars dossier?

Wat als ouders uit elkaar zijn en beiden ouderbegeleiding ontvangen en de andere ouder vraagt een kopie op van het begeleidingsdossier? Mag dat en welke informatie verstrek je dan?

Wie geeft toestemming?

Van belang is om eerst na te gaan wie toestemming heeft gegeven voor de ouderbegeleiding. Was het bijvoorbeeld ouderbegeleiding waarbij het kind niet wordt gezien en die op de praktijk van de pedagoog plaats vindt? Dan is alleen toestemming nodig van de ouder die de ouderbegeleiding ontvangt en heeft de andere ouder geen informatie- of dossierrechten*.
_{*Met dossierrechten bedoelen we recht op inzage, kopie, correctie en vernietiging.}

Was voor de ouderbegeleiding wel toestemming nodig van de andere ouder, omdat bij de begeleiding van de ouder ook het kind werd gezien, dan heeft deze ouder informatie- en dossierrechten. Dat ligt slechts anders als de ouder geen gezag meer heeft op het moment dat hij om een kopie of om informatie vraagt. 

Ook de jeugdige van 12 tot 16 jaar die toestemming heeft gegeven voor de ouderbegeleiding, omdat hij daar zelf bij betrokken was, heeft informatie- en dossierrechten. Ouder(s) en jeugdige kunnen deze rechten los van elkaar uitoefenen, met uitzondering van het recht tot vernietiging van het dossier, dat wordt over het algemeen gezamenlijk uitgeoefend.

Hoeveel informatie?

Als regel hebben beide ouders met gezag en de jeugdige van 12 tot 16 jaar recht op een volledige kopie van het dossier artikel 6 NVO Beroepscode). Hierop zijn twee uitzonderingen:

• Schending persoonlijke levenssfeer van de ouder
• Strijdig met de zorg van een goed pedagoog

Schending van de persoonlijke levenssfeer van de ouder

De grens ligt bij de informatie die de persoonlijke levenssfeer schendt van de ouder die hulp ontvangt en die niet noodzakelijk is voor de andere ouder om een goed beeld te krijgen van de zorg die de pedagoog biedt. Zoals een persoonlijk verhaal over misbruik in de jeugd van de ouder zelf, dat de ouder heeft verteld in een gesprek waarbij de andere ouder niet aanwezig was. Als deze informatie de andere ouder niet het zicht beneemt op de aanleiding, het doel, het verloop en de resultaten van de zorg die de pedagoog aan zijn kind biedt, hoeft de pedagoog van deze informatie geen kopie te geven aan de andere ouder.

Hoe om te gaan met 'privésituaties'?

Ouderbegeleiding kan over het algemeen niet plaatsvinden zonder gegevens over de interactie tussen ouder en kind en over zijn gezins- en thuissituatie. Soms willen ouders, als zij zijn gescheiden, niet dat bepaalde gegevens bekend worden bij de andere ouder. Deze informatie beschouwen zij als privé. Toch kan deze informatie over privésituaties van ouders en eventueel nieuwe partners, in lang niet alle gevallen afgeschermd worden voor de andere ouder.  Want beide ouders met gezag zijn verantwoordelijk voor de verzorging, opvoeding en veiligheid van het kind. Zij hebben over en weer recht op die informatie over de thuissituatie van het kind bij de andere ouder die van belang is voor de ouderbegeleiding, bijvoorbeeld over de ouder-kind relatie en de relatie tussen het kind en een nieuwe partner.

Strijdig met de zorg van een goed pedagoog

Het informatie- en kopierecht van een ouder in het dossier van de andere ouder kan in uitzonderingssituaties worden beperkt, als dit strijdig is met de zorg van een goed pedagoog (artikel 7 lid 3 NVO Beroepscode). De pedagoog kan dan besluiten om bepaalde informatie niet te verstrekken. Dit kan alleen in uitzonderingssituaties en kan er niet toe leiden dat er helemaal géén informatie wordt verstrekt. De ouder met gezag heeft namelijk informatie nodig om zijn taak als wettelijk vertegenwoordiger te kunnen uitoefenen, zoals meebeslissen over verlengen of stoppen van de hulpverlening. De ouder heeft altijd recht op voldoende informatie om te kunnen besluiten over bijvoorbeeld de noodzaak van onderzoek of observatie of over het geven van toestemming voor begeleiding of behandeling. 

Afweging maken

Hoe maak je een zorgvuldige afweging als je bij wijze van uitzondering overweegt om geen volledige kopie te geven?

• Inventariseer de feiten: welke informatie wordt gevraagd? Waar ligt het bezwaar van de ouder of de jeugdige tegen bekendmaken van de informatie aan de (andere) gezaghebbende ouder(s)? Wat zijn de mogelijke gevolgen van volledig verstrekken of het weg laten van bepaalde informatie?
• Weeg de belangen van beide ouders en het kind bij volledige en bij onvolledige verstrekking.
• Overleg met een collega: in dit overleg is de rol van de collega om jou, door kritische vragen te stellen, nog een keer goed naar het voorgenomen besluit te laten kijken. Het doel van dit overleg is niet om het eens te worden met elkaar, maar om te kijken of de belangenafweging zorgvuldig is gemaakt.
• Neem een besluit: leg het besluit inclusief overwegingen vast in het dossier.

Vastlegging

In verband met het recht op inzage en kopie van ouders met gezag, is het van belang dat de pedagoog zichzelf de vraag stelt ‘wat leg ik vast in het dossier?’. Niet alles wat (een kind of) een ouder zegt, hoeft te worden vastgelegd. ‘Letterlijke gespreksverslagen’ zijn bijvoorbeeld niet nodig. Vuistregel is dat de pedagoog alleen die gegevens vastlegt die nodig zijn voor de behandeling of begeleiding die hij biedt. Artikel 34 lid 1 NVO  Beroepscode formuleert het zo: “alle gegevens worden vastgelegd die noodzakelijk zijn voor de kwaliteit en de continuïteit van de professionele relatie en voor het afleggen van verantwoording in het kader van de professionele relatie.”

Praktische tip

De pedagoog kan bij de start van de ouderbegeleiding waarvoor de toestemming van beide ouders met gezag nodig is, afspreken dat de verslagen van individuele gesprekken/begeleiding alleen toegankelijk zijn voor de deelnemers aan het gesprek. Dit is geen ‘spijkerharde’ afspraak (de wet gaat immers voor), maar kan voor ouders de rust en ruimte bieden om open te zijn in het contact met de pedagoog, wat voor het slagen van de begeleiding van belang is.

Maar wat nu als de andere ouder, met een beroep op de wet, ondanks deze afspraak, toch de gespreksverslagen opvraagt? Dan zal de pedagoog dit doorgaans kunnen weigeren omdat het toch ter inzage geven strijdig is met de zorg van goed pedagoog. De ouder mag er namelijk op vertrouwen dat de pedagoog de gemaakte afspraak naleeft.

Klik hier voor het artikel 'Dossierrechten bij ouderbegeleiding' in de Pedagoog nummer 2-2023 en gerelateerde vragen zoals ‘vader verkrijgt gezag en wil volledige kopie cliëntdossier kinderen’ of moet vader worden geïnformeerd nadat je moeder inzage hebt gegeven in het dossier’ (achter de login).