Zijn persoonlijke werkaantekeningen onderdeel van het dossier?

Nee, persoonlijke werkaantekeningen worden vastgelegd buiten het dossier. Ze dienen alleen ten behoeve van de voorlopige gedachten vorming. Daarna mogen ze worden vernietigd. Denk bijvoorbeeld aan de aantekeningen gemaakt tijdens een observatie die worden verwerkt tot een onderzoeksrapport. 

Deelt de pedagoog de werkaantekeningen echter met een ander? Dan worden ze onderdeel van het dossier. Wanneer mag je nu overgaan tot vernietiging van werkaantekeningen? En hoe zit het met beeld- en geluidsopnamen en ruwe testgegevens?

Wat wordt verstaan onder persoonlijke werkaantekeningen?

Persoonlijke werkaantekeningen worden gemaakt als tijdelijke geheugensteun door de pedagoog. Op basis daarvan maakt de pedagoog vervolgens aantekeningen in het dossier of een onderzoeksrapport. Het maakt daarbij niet uit welke vorm die persoonlijke werkaantekeningen hebben, te weten digitaal, handgeschreven of een beeld- of geluidsopname.

Karakteristiek aan de persoonlijke werkaantekening is dat deze dient als tijdelijke geheugensteun en dus zijn waarde verliest op het moment dat de pedagoog de informatie verwerkt in het dossier of een verslag. Op dat moment kunnen de persoonlijke werkaantekeningen worden vernietigd. Ze moeten uiterlijk worden vernietigd op het moment dat de professionele relatie wordt afgesloten.

Wanneer is het géén werkaantekening meer?

• Zodra een persoonlijke werkaantekening wordt bewaard in het dossier, verliest de werkaantekening de status van persoonlijke werkaantekening.
• Indien de pedagoog een persoonlijke werkaantekening deelt met een ander, verliezen de gegevens ook de status van persoonlijke werkaantekening. Ze worden dan onderdeel van het dossier, ook al zijn ze daar nog niet in opgenomen. Dan zijn de gegevens ook ter inzage voor cliënt of diens wettelijk vertegenwoordigers (artikel 31 Dossiervorming NVO beroepscode).

Hoe zit het met ruwe testgegevens?

Ruwe testgegevens zijn nadrukkelijk geen persoonlijke werkaantekeningen en behoren tot het dossier.