Waar bent nu naar op zoek?
Beroepscode en tuchtrecht Dossier en rapportage

Welke gegevens verstrekt u als een cliënt vraagt om een kopie van zijn/haar dossier?

Als een cliënt om een kopie van het dossier vraagt, welke gegevens verstrekt u dan? Dagelijkse rapportages, werkaantekeningen en/of ruwe testgegevens? En hoe zit het met de namen van medewerkers in verband met de AVG?

Welke gegevens worden vastgelegd in dossier?

In het dossier worden alle gegevens vastgelegd die noodzakelijk zijn voor de kwaliteit en de continuïteit van de professionele relatie en voor het afleggen van verantwoording in het kader van de professionele relatie (art 31 NVO beroepscode). 

Hieronder vallen – zonder compleet te willen zijn – documenten zoals:

  • een begeleidings/behandelplan en de evaluatie daarvan,
  • intakeverslagen,
  • onderzoeksrapporten,
  • verslag van contact(en) met een andere hulpverleningsorganisatie,
  • of bijvoorbeeld Veilig Thuis en de correspondentie met cliënt over verzoeken tot kopie en inzag en het verstrekken van informatie aan derden.

Waarop heeft de cliënt kopierecht?

Cliënt heeft een kopierecht op zijn volledige dossier. Alle gegevens die zijn opgenomen in het dossier, zoals hierboven genoemd, vallen onder dit kopie recht en ook:

  • Namen van hulpverleners die in het dossier hebben gewerkt of zijn geconsulteerd.
    Cliënt heeft namelijk het recht te weten wie heeft gewerkt in zijn dossier en wie zijn dossier heeft ingezien.
  • Dagelijkse rapportages.
    Dit zijn nadrukkelijk geen werkaantekeningen.
  • Contacten met andere hulpverleningsorganisaties, school, gemeente en dergelijke.
    Alle overleggen met betrekking tot de behandeling horen bij het dossier.

Wanneer wordt er geen kopie verstrekt?

Er zijn grenzen aan het kopierecht van de cliënt:

  • Er wordt geen inzage of kopie verstrekt van gegevens waardoor de privacy van anderen onevenredig wordt geschaad (art 35 NVO beroepscode).
  • Er wordt geen kopie verstrekt van ruwe testgegevens (wel inzage).
  • Het inzage en kopie recht van ouders met gezag kan onder omstandigheden worden beperkt, dat geldt ook voor andere wettelijk vertegenwoordigers.
    Vanaf 16 jaar hebben ouders met gezag geen zelfstandig inzage en kopie recht meer ten aanzien van het dossier van hun kind(eren). Ouders zonder gezag hebben geen kopie recht, maar wel recht op informatie.
  • Als een verzoek om kopie ongegrond of buitensporig is (bijvoorbeeld dezelfde stukken worden meerdere keren opgevraagd), dan mag het verzoek worden geweigerd of een vergoeding worden gevraagd (artikel 15 AVG).

Onderzoeksrapporten van andere organisaties

Hoe gaat u om met een onderzoeksrapport dat de pedagoog t.b.v. de behandeling of begeleiding bij een andere organisatie heeft opgevraagd?

In de praktijk wordt soms de regel gehanteerd dat een dergelijk rapport bij die andere organisatie moet worden opgevraagd. Dit is echter een rapport betreffende de cliënt die gebruikt is bij de huidige begeleiding/behandeling en daarmee dus onderdeel is geworden van die begeleiding/behandeling en daarmee van het dossier, waarvoor het kopie recht geldt. 

Wel is het zo dat u geen toelichting kunt geven over deze rapportage, omdat u die niet hebt opgesteld. Soms kan het daarom verstandig zijn om iemand te verwijzen naar de organisatie/hulpverlener die het rapport heeft opgesteld.