jaar NVO
Beroepscode en tuchtrecht Dossier en rapportage

Welke gegevens verstrek je als een cliënt vraagt om een kopie van zijn/haar dossier?

Als een cliënt om een kopie van het dossier vraagt, welke gegevens verstrek je dan? Dagelijkse rapportages, werkaantekeningen en/of ruwe testgegevens? En hoe zit het met de namen van medewerkers in verband met de AVG?

Welke gegevens worden vastgelegd in dossier?

In het dossier worden alle gegevens vastgelegd die noodzakelijk zijn voor de kwaliteit en de continuïteit van de professionele relatie en voor het afleggen van verantwoording in het kader van de professionele relatie (art 31 NVO beroepscode). 

Hieronder vallen – zonder compleet te willen zijn – documenten zoals:

  • een begeleidings/behandelplan en de evaluatie daarvan,
  • intakeverslagen,
  • onderzoeksrapporten,
  • verslag van contact(en) met een andere hulpverleningsorganisatie, of bijvoorbeeld Veilig Thuis, 
  • de correspondentie met cliënt over verzoeken tot kopie en inzag en 
  • het verstrekken van informatie aan derden.

Waarop heeft de cliënt kopierecht?

Cliënt heeft een kopierecht op zijn volledige dossier. Alle gegevens die zijn opgenomen in het dossier, zoals hierboven genoemd, vallen onder dit kopie recht en ook:

  • Namen van hulpverleners die in het dossier hebben gewerkt of zijn geconsulteerd.
    Cliënt heeft namelijk het recht te weten wie heeft gewerkt in zijn dossier en wie zijn dossier heeft ingezien.
  • Dagelijkse rapportages.
    Dit zijn nadrukkelijk geen werkaantekeningen.
  • Contacten met andere hulpverleningsorganisaties, school, gemeente en dergelijke.
    Alle overleggen met betrekking tot de behandeling horen bij het dossier.

Wanneer wordt er geen kopie verstrekt?

Er zijn grenzen aan het kopierecht van de cliënt:

Onderzoeksrapporten van andere organisaties

Hoe ga je om met een onderzoeksrapport dat de pedagoog t.b.v. de behandeling of begeleiding bij een andere organisatie heeft opgevraagd?

In de praktijk wordt soms de regel gehanteerd dat een dergelijk rapport bij die andere organisatie moet worden opgevraagd. Dit is echter een rapport betreffende de cliënt dat gebruikt is bij de huidige begeleiding/behandeling. Daarmee is het onderdeel onderdeel is geworden van die begeleiding/behandeling en dus van het dossier, waarvoor het kopie recht geldt. 

Wel is het zo dat je geen toelichting kunt geven over deze rapportage, omdat je die niet hebt opgesteld. Soms kan het daarom verstandig zijn om iemand te verwijzen naar de organisatie/hulpverlener die het rapport heeft opgesteld.

> Wegwijzer Dossier jeugdhulp (meer informatie over rechten en plichten rondom het dossier in het jeugddomein (achter de inlog))