Wat te doen met de clientdossiers bij einde eigen praktijk of verandering van baan?

Als pedagoog bent u verplicht om dossiers te bewaren conform de daarvoor geldende bewaartermijn. Maar wat als uw praktijk eindigt wegens bijvoorbeeld pensioen? Mogen de dossiers dan worden vernietigd? En wat als u een andere baan krijgt? Neemt u dossiers mee of laat u ze achter bij uw werkgever?

In zijn algemeenheid geldt dat de bewaartermijn van de dossiers niet eindigt omdat de praktijk eindigt of omdat de pedagoog een andere baan krijgt. De bewaartermijn van dossiers geldt onverkort.

Van belang is dat een cliënt zijn cliëntenrechten kan blijven uitoefenen ten aanzien van het dossier (inzage, kopie, vernietiging) - ook na beëindiging van de praktijk of in geval de pedagoog een nieuwe baan krijgt. Dat kan op verschillende manieren worden geborgd afhankelijk van de positie en de keuzes van de pedagoog.

Pedagoog met eigen praktijk

Het is van belang dat de pedagoog met een eigen praktijk tijdig maatregelen treft voor dossierbeheer in geval van beëindiging van de praktijk. Dossiers mogen bij het beëindigen van de praktijk niet worden vernietigd, tenzij op dat moment de bewaartermijn is afgelopen.

De pedagoog heeft twee keuzes:

De pedagoog houdt de dossiers in eigen beheer

Het in eigen beheer houden van de dossiers heeft als voordeel dat de pedagoog de dossiers inhoudelijk kent en eventuele vragen van cliënten relatief eenvoudig kan beantwoorden. 

Het nadeel is dat de pedagoog bijvoorbeeld 10 jaar na einde praktijk nog verzoeken om inzage of kopie kan krijgen van cliënten. 

De pedagoog blijft ook verantwoordelijk voor de beveiliging van de dossiers. Voorkomen moet worden dat familieleden de zorg voor de dossiers krijgen in geval van plotseling overlijden van de pedagoog.

De pedagoog laat het beheer overnemen door een andere pedagoog of zorginstelling 

De pedagoog kan ervoor kiezen een andere pedagoog met eigen praktijk of een zorginstelling te benaderen of deze het dossierbeheer wil overnemen (tegen vergoeding). Ook zijn er commerciële bedrijven die deze diensten bieden. 

Als ervoor wordt gekozen om het dossierbeheer over te dragen, is het van belang dat cliënten worden geïnformeerd over de nieuwe vindplaats van de dossiers. Dat kan bijvoorbeeld door de website van de praktijk in afgeslankte vorm te behouden, met daarop informatie over het dossierbeheer.

Pedagoog in loondienst

De pedagoog die werkt in loondienst laat zijn dossiers achter bij de werkgever. De werkgever is als verwerkingsverantwoordelijke (AVG) verantwoordelijk voor het beheer van het dossier. 

• Bij lopende dossiers wordt een cliënt overgenomen door een collega en daar hoort een compleet dossier bij. 
• Bij een afgerond dossier blijft het dossier onderdeel van het archief van de werkgever. Ook voor ex-cliënten blijft dan duidelijk waar ze moeten zijn als ze inzage of kopie van hun dossier wensen. Zij zullen de organisatie benaderen en niet de individuele pedagoog.

Dit geldt ook voor de pedagoog die is ingehuurd om bepaalde pedagogische taken te verrichten en werkt in het centrale bestand van de opdrachtgever (art 32 NVO beroepscode).

Deze werkwijze geldt voor het complete dossier, inclusief ruwe testgegevens.