Wat is de bewaartermijn van dossiers en wanneer mag u een dossier vernietigen?

De algemene regel is dat dossiers 20 jaar worden bewaard, of zoveel langer als nodig is voor de zorg van een goed pedagoog (art 34 NVO beroepscode). Tenzij de pedagoog of de instelling waarvoor hij werkzaam is, gebonden is aan een andere (wettelijke) bewaartermijn. Deze bewaartermijn gaat in vanaf het jaar dat de professionele relatie is afgerond. 

Bewaartermijn vanaf 2020

Tot 1-1-2020 gold een bewaartermijn van 15 jaar. Wat betekent deze wijziging van bewaartermijn voor dossiers die in december 2019 de bewaartermijn van 15 jaar behaalden, maar nog niet gelijk zijn vernietigd?

Dossiers die in 2019 de bewaartermijn van 15 jaar hebben bereikt, hoeven niet meer te worden bewaard en mogen worden vernietigd. Dat geldt ook voor de dossiers die op 31 december 2019 de termijn van 15 jaar behaalden. Het feit dat de vernietiging niet meer in 2019 gerealiseerd kon worden is daarvoor geen belemmering.

Uitzondering bewaartermijn van 20 jaar

Pedagogen die werkzaam zijn in het onderwijs kunnen beslissen om voor de dossiers de bewaartermijn aan te houden die geldt voor de school waar de pedagoog werkzaam is. De bewaartermijn van 20 jaar -zoals vermeld in de NVO-beroepscode- is gebaseerd op de Jeugdwet en de WGBO. Voor scholen geldt andere wetgeving. Daarom biedt de beroepscode de mogelijkheid voor de pedagoog die werkzaam is in het onderwijs om aan te sluiten bij de bewaartermijn van dossiers die de school hanteert. 

Van belang daarbij is dat het dossier wordt bewaard op de locatie of digitale omgeving van de school, zodat het school regime van toepassing kan worden verklaard. Communicatie over bewaartermijnen kan dan onder meer plaats vinden via de schoolgids.

Bij herziening van de NVO beroepscode 1 september 2021 geldt deze uitzondering niet meer alleen voor pedagogen in het onderwijs. De pedagoog is niet gebonden aan de bewaartermijn van 20 jaar, indien de pedagoog of de instelling waarvoor hij werkzaam is, gebonden is aan een andere (wettelijke) bewaartermijn (art 34 NVO Beroepscode).

Verzoek tot vernietiging

Een verzoek tot vernietiging van (een deel van) een dossier doorbreekt als het ware de algemene bewaartermijn en kan vóór het aflopen van de algemene bewaartermijn plaatsvinden. Een verzoek tot vernietiging van (delen van) het dossier wordt gehonoreerd, tenzij gegevens uit het dossier van aanmerkelijk belang moeten worden geacht voor een ander dan de cliënt. 

Als de wettelijk vertegenwoordiger namens de cliënt verzoekt om vernietiging (bijv. ouders namens hun kind), kan vernietiging ook worden geweigerd indien de pedagoog meent dat vernietiging van (delen van) het dossier in strijd is met de zorg van een goed pedagoog voor de cliënt (art 36 NVO beroepscode).

> Wegwijzer Dossier jeugdhulp (meer informatie over rechten en plichten rondom het dossier in het jeugddomein (achter de inlog))