Wat als een (digitaal) dossiersysteem voor meerdere professionals toegankelijk is

Cliënt of diens ouders beslissen wie toegang heeft tot het dossier met daarin de gegevens over onderzoek, begeleiding of behandeling van de cliënt. Maar is er nu altijd toestemming nodig? 

• Wat als je in een multidisciplinair team werkt? 
• En hoe zit het met de onderzoeksgegevens van een leerling op de school waar de pedagoog werkt? 
• En wat als een broer en zus beiden in behandeling zijn bij dezelfde zorgaanbieder, met ieder een eigen behandelaar. Mogen de twee behandelaren dan bij de gegevens van broer én zus?

De algemene regel is dat diegenen toegang hebben tot het dossier die rechtstreeks betrokken zijn bij dezelfde behandeling of begeleiding van de cliënt. Hiervoor is geen aparte toestemming nodig. Dus als meerdere hulpverleners gezamenlijk een begeleidings- of behandelplan uitvoeren, dan werken die hulpverleners met hetzelfde dossier. 

Dat geldt bijvoorbeeld ook voor de vervanger van de pedagoog, de werkbegeleider van de pedagoog of de regiebehandelaar. Dit zijn allen hulpverleners die rechtstreeks betrokken zijn bij de begeleiding of behandeling van de cliënt.

Wel of geen toegang geven tot alle gegevens?

De vraag is soms of iedereen toegang moet hebben tot alle gegevens van de cliënt. Van belang is dat de betrokken hulpverleners toegang hebben tot die gegevens die zij nodig hebben voor hun taak.

Voorbeeldsituatie

De pedagoog (werkzaam op een school) werkt daarom in een eigen dossier, waarin ook de ruwe testgegevens zijn opgenomen. Leerkrachten van de school zullen lang niet altijd een dergelijk onderzoek volledig nodig hebben of kunnen begrijpen. 

Daarom heeft het de voorkeur om alleen de noodzakelijke informatie, zoals de conclusies van een onderzoek en het handelingsadvies op te nemen in het leerlingdossier. Dat is informatie die de leerkrachten die les geven aan de leerling, de mentor en de IB-er nodig hebben. Maar het gaat niet zo ver dat alle leerkrachten van de school toegang hebben tot dit leerlingdossier.

Toestemming vragen

• Wil een hulpverlener toegang tot deze gegevens, terwijl hij niet rechtstreeks betrokken is bij de uitvoering van het begeleidings- of behandelplan van deze cliënt? Dan dienen cliënt of diens ouders hierover te worden geïnformeerd en toestemming daarvoor te worden gevraagd.
• Dit geldt ook voor de situatie dat een broer en zus bij dezelfde zorgaanbieder in behandeling zijn, met ieder een eigen behandelaar. De behandelaar van zus is namelijk niet rechtstreeks betrokken bij de behandeling van de broer. Daarom dient toestemming te worden gevraagd als de behandelaar van zus informatie wil over de behandeling van broer.

Informeren cliënt/ ouders

Van belang is dat client of diens ouders geïnformeerd worden over hoe jullie omgaan met het hulpverlenings- of leerlingdossier (artikel 18 lid 3 NVO beroepscode). Wie kan er allemaal in het dossier? En waarom is dat nodig? Maar ook de rechten van client en/of ouders t.a.v. het dossier, zoals inzage recht. Vaak staat deze informatie ook uitgewerkt in een privacy statement van de zorgorganisatie of in de schoolgids. Daar mag je dan naar verwijzen.