Wat als een cliënt om vernietiging van het dossier verzoekt tijdens of bij de start van de behandeling?

Wat als een cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger(s) vragen om vernietiging van (een deel van) het dossier? Ben je verplicht het dossier dan te vernietigen? En wat als een cliënt verzoekt om vernietiging bij de start van de hulpverlening of gedurende de hulpverlening? Of verzoekt om geen dossier aan te leggen?

Een cliënt kan verzoeken om vernietiging van (delen van) het dossier. In principe behoort de pedagoog aan een dergelijk verzoek te voldoen. Uitzondering is als gegevens uit het dossier van aanmerkelijk belang moeten worden geacht voor een ander dan de cliënt. 

Als de wettelijk vertegenwoordiger namens de cliënt om vernietiging verzoekt, kan vernietiging ook worden geweigerd indien de pedagoog meent dat vernietiging van (delen van) het dossier in strijd is met de zorg van een goed pedagoog voor de cliënt (art 36 lid 4 NVO beroepscode). 

Vanwege het onomkeerbaar karakter van het honoreren van een verzoek om vernietiging geldt bij dossiers van kinderen tot 12 jaar dat het verzoek moet worden gedaan door, of de instemming moet hebben van beide gezaghebbende ouders. Bij jeugdigen tussen 12 en 16 jaar geldt dat het verzoek om vernietiging moet worden gedaan door, of de instemming moet hebben van beide gezaghebbende ouders en de jeugdige.

Als een ouder de cliënt is, bijvoorbeeld in geval van ouderbegeleiding waarbij het kind niet wordt gezien, dan betreft het een dossier van deze ene ouder. In dit geval oefent deze ouder zelfstandig zijn rechten uit, ook het vernietigingsrecht.

Wat te doen na verzoek tot vernietiging?

Een verzoek tot vernietiging van (delen van) het dossier wordt schriftelijk of digitaal ingediend bij de pedagoog. De pedagoog reageert uiterlijk binnen een maand op dit verzoek en beoordeelt binnen deze periode of het verzoek kan worden gehonoreerd. Uitgangspunt bij deze beoordeling is dat de pedagoog tegemoet komt aan het verzoek, tenzij...

• gegevens uit het dossier van aanmerkelijk belang moeten worden geacht voor een ander dan de cliënt; of
• het verzoek strijdig is met de zorg van een goed pedagoog. Dit is slechts in uitzonderlijke situaties het geval. Bijvoorbeeld als een ouder een vermoeden van kindermishandeling uit het kind dossier wil vernietigen (artikel 36 NVO beroepscode). Of aan informatie die zó cruciaal is voor de hulpverlening, dat de pedagoog bij vernietiging van de gegevens geen verantwoorde zorg meer kan leveren (artikel 2 NVO Beroepscode).

De pedagoog moet dus een afweging maken. Een dergelijke afweging kan alleen worden gemaakt ten aanzien van een bestaand dossier en niet ten aanzien van een toekomstig dossier. Dat betekent een verzoek tot vernietiging pas kan worden ingediend en behandeld als de stukken die genoemd worden in het verzoek zijn opgenomen in het dossier.

Vernietigingsverzoek vóór de behandeling is gestart

Wat nu als een cliënt of zijn ouder om vernietiging vraagt van het dossier nog vóór dat de behandeling, begeleiding of het onderzoek is gestart? Het is aan te bevelen om allereerst met cliënt te bespreken waar deze wens vandaan komt en uit te leggen wat de (on)mogelijkheden zijn ten aanzien van vernietiging.

Vaak helpt het al als de cliënt weet dat een dergelijk verzoek in beginsel wordt gehonoreerd en dat er slechts specifieke uitzonderingen zijn zoals hierboven genoemd. 

Mocht er sprake zijn van een dergelijke uitzondering dan betekent dat niet dat het hele dossier bewaard wordt, maar enkel die specifieke noodzakelijke gegevens waarvoor de uitzondering geldt.

Verzoekt de cliënt de pedagoog geen dossier aan te leggen van de behandeling? Dan kunt u die wens niet honoreren, omdat de pedagoog een wettelijke plicht heeft een dossier aan te leggen.

Vernietigingsverzoek gedurende behandeling

Als een verzoek gedurende de behandeling of begeleiding wordt ingediend, dan is het zaak te onderzoeken welke gegevens de cliënt vernietigt wenst en of dat gegevens zijn die relevant zijn voor de lopende behandeling of begeleiding. Vernietiging van het volledige dossier zal dan niet mogelijk zijn, maar van delen van het dossier wellicht wel. Bijvoorbeeld als de cliënt verzoekt om vernietiging van een onderzoek van 10 jaar geleden, terwijl er meer recente onderzoeken zijn.

Correspondentie bewaren!

Indien de pedagoog besluit tot vernietiging van het dossier, dan is het van belang om de correspondentie over de vernietiging (verzoek en besluit) te bewaren. Dit is van belang in het kader van de dossierplicht van de pedagoog waar bijvoorbeeld de inspectie op kan toetsen. Aanbevolen wordt om deze correspondentie te bewaren op de plek waar normaal het dossier te vinden zou zijn geweest.

> Wegwijzer Dossier jeugdhulp (meer informatie over rechten en plichten rondom het dossier in het jeugddomein (achter de inlog))