Waar bent nu naar op zoek?
Beroepscode en tuchtrecht Dossier en rapportage

Een cliënt wil zijn dossier en financiële gegevens laten vernietigen, kan dat?

Een cliënt kan vragen om vernietiging van zijn of haar dossier. Maar wat nu als de cliënt zegt: "Ik wil dat er helemaal geen informatie meer over mij te vinden is bij deze organisatie, dus ook geen beschikking van de gemeente of facturen". Kan dat?

Wat verstaan we onder vernietiging van een dossier?

Als we spreken over vernietiging van het dossier, dan gaat het over het hulpverleningsdossier, zorgverleningsdossier of bijvoorbeeld het leerlingdossier. Het gaat nadrukkelijk niet om het vernietigen van gegevens van de financiële administratie van de organisatie, want daarvoor gelden andere regels.

We nemen hier het hulpverleningsdossier als voorbeeld. 

Voor een hulpverleningsdossier geldt een algemene bewaartermijn van 20 jaar. Deze algemene bewaartermijn kan doorbroken worden door een verzoek tot vernietiging van een cliënt of diens wettelijke vertegenwoordigers. 

  • Een verzoek tot vernietiging van (delen van) het dossier wordt gehonoreerd, tenzij gegevens uit het dossier van aanmerkelijk belang moeten worden geacht voor een ander dan de cliënt. 
  • Als de wettelijk vertegenwoordiger namens de cliënt verzoekt om vernietiging (bijv. ouders namens hun kind), kan vernietiging ook worden geweigerd indien de pedagoog meent dat vernietiging van (delen van) het dossier in strijd is met de zorg van een goed pedagoog voor de cliënt (art 36 NVO beroepscode).
  • Dit vernietigingsrecht geldt voor het dossier betreffende de jeugdhulp. Dus het dossier waar de pedagoog de hulpvraag, het behandelplan, onderzoeken, evaluaties dagrapportages, etc. in vastlegt. 
  • Het vernietigingsrecht strekt zich niet uit tot de financiële administratie van de organisatie. De financiële administratie dient 7 jaren te worden bewaard.

Zie voor meer informatie www.belastingdienst.nl 'Hoe lang moet u uw administratie bewaren?'