Beide ouders ontvangen ouderbegeleiding, mogen ze dan ook een kopie van elkaars dossier?

Wat als ouders uit elkaar zijn en beiden ouderbegeleiding ontvangen, op hun eigen woonadres, en de andere ouder vraagt een kopie op van het begeleidingsdossier? Mag dat en welke informatie verstrek je dan?

Wie geeft toestemming?

Van belang is om eerst na te gaan wie toestemming heeft gegeven voor de ouderbegeleiding. Was het bijvoorbeeld ouderbegeleiding waarbij het kind niet wordt gezien en die op de praktijk van de pedagoog plaats vindt? Dan is enkel toestemming nodig van de ouder die de ouderbegeleiding ontvangt en heeft de andere ouder geen informatie- of dossierrechten. > Meer informatie
Met dossierrechten bedoelen we recht op inzage, kopie, correctie en vernietiging.

Was voor de ouderbegeleiding wel toestemming nodig van de andere ouder, omdat bij de begeleiding van de ouder ook het kind werd gezien, dan heeft deze ouder informatie- en dossierrechten. Dat ligt slechts anders indien de ouder geen gezag meer heeft op het moment dat om een kopie of informatie wordt gevraagd. > Meer informatie over de rechten van de ouder zonder gezag 

Ook de jeugdige van 12-16 jaar die toestemming heeft gegeven voor de ouderbegeleiding omdat hij daar zelf bij betrokken was, heeft informatie- en dossierrechten. Al deze betrokkenen kunnen deze rechten los van elkaar uitoefenen, met uitzondering van recht tot vernietiging van het dossier, dat wordt over het algemeen gezamenlijk uitgeoefend.

Hoeveel informatie?

In beginsel hebben beide ouders met gezag en de jeugdige 12-16 jaar recht op een volledige kopie dossier. Hierop zijn twee uitzonderingen:

• Schending privacy van de ouder
• Strijdig met handelen als goed pedagoog

Schending van de privacy van de ouder

De grens ligt bij de informatie die de privacy van de ouder die hulp ontvangt schendt en die niet noodzakelijk is voor de andere ouder om een goed beeld te krijgen van de zorg die de pedagoog biedt. Zoals een persoonlijk verhaal over misbruik van de ouder zelf, hetgeen verteld is in een gesprek waarbij de andere ouder niet aanwezig was en dat de andere ouder niet het zicht beneemt op de aanleiding, het doel, het verloop en de resultaten van de zorg die de pedagoog aan zijn kind biedt.

Hoe om te gaan met 'privésituaties'?

Ouderbegeleiding kan over het algemeen niet plaatsvinden zonder gegevens over de interactie tussen ouder en kind, de context waarin het kind zich bevindt en daarmee dus van de gezinssituatie en thuissituatie van het kind. Maar soms willen ouders niet dat bepaalde gegevens bekend worden bij de andere ouder. Dit beschouwen zij als privé. Dat komt met name voor bij ouders die zijn gescheiden. In die zin zijn de privésituaties van ouders en eventueel nieuwe partners, tijdens de behandeling of begeleiding, dus niet privé voor de andere ouder met gezag. Want beide ouders met gezag zijn verantwoordelijk voor de verzorging, opvoeding en veiligheid van het kind. Het gaat daarbij nadrukkelijk enkel om die gegevens betreffende de thuissituatie en bijvoorbeeld van de ouder-kindrelatie die van belang zijn voor de ouderbegeleiding.

Strijdig met handelen als een goed pedagoog

Het informatie- en kopierecht van een ouder in het dossier van de andere ouder kan in uitzonderingssituaties worden beperkt, als dit strijdig is met het handelen als goed pedagoog. De pedagoog kan dan besluiten om bepaalde informatie niet te verstrekken. Dit kan alleen in uitzonderingssituaties en kan er niet toe leiden dat er helemaal géén informatie wordt verstrekt. De ouder met gezag heeft namelijk nog steeds informatie nodig om zijn taak als wettelijk vertegenwoordiger te kunnen uitoefenen, zoals bijvoorbeeld meebeslissen over verlengen of stoppen van de hulpverlening. De ouder heeft altijd recht op voldoende informatie om te kunnen besluiten over bijvoorbeeld de noodzaak van onderzoek of observatie of toestemming voor begeleiding of behandeling. 

Afweging maken

Hoe maakt je een zorgvuldige afweging als je bij wijze van uitzondering overweegt om geen volledige kopie te geven?

• Inventariseer de feiten: welke informatie wordt gevraagd? Waar ligt het bezwaar van de ouder of de jeugdige tegen bekendmaken van de informatie aan de (andere) gezaghebbende ouder(s)? Wat zijn de mogelijke gevolgen van volledig verstrekken of het weg laten van bepaalde informatie?
• Weeg de belangen van beide ouders en het kind bij volledige en bij onvolledige verstrekking.
• Overleg met een collega: in dit overleg is de rol van de collega om jou, door kritische vragen te stellen, nog een keer goed naar het voorgenomen besluit te laten kijken. Het doel van dit overleg is niet om het eens te worden met elkaar, maar om te kijken of de belangenafweging zorgvuldig is gemaakt.
• Besluit: leg het besluit inclusief overwegingen vast in het dossier.

Besluit je om bepaalde informatie niet te verstrekken? Dan heeft de betreffende ouder het recht op een second opinion. Dat betekent dat de ouder een derde mag aanwijzen die het dossier mag inzien, om de weigering van de inzage / de kopie te beoordelen.  Deze derde moet lid zijn van de NVO (art 35 lid 5 NVO Beroepscode).

Vastlegging

Gekeken naar het recht op kopie van ouders met gezag, is het dus ook van belang dat de pedagoog zichzelf de vraag stelt ‘wat leg ik vast in het dossier?’. Niet alles wat een ouder zegt, moet worden vastgelegd. ‘Letterlijke gespreksverslagen’ zijn bijvoorbeeld niet nodig. De pedagoog beoordeelt welke gegevens noodzakelijk zijn voor de zorg die hij biedt, om vast te leggen over de behandeling of begeleiding van het kind. Van belang is dat “alle gegevens worden vastgelegd die noodzakelijk zijn voor de kwaliteit en de continuïteit van de professionele relatie en voor het afleggen van verantwoording in het kader van de professionele relatie”(art 31 NVO Beroepscode).

Praktische tip

De pedagoog kan bij de start van de ouderbegeleiding waarvoor de toestemming van beide ouders met gezag nodig is, afspreken dat de verslagen van individuele gesprekken/begeleiding enkel toegankelijk zijn voor de deelnemers aan het gesprek. Dit is geen ‘spijkerharde’ afspraak (de wet gaat immers voor), maar kan voor ouders de rust en ruimte bieden om open te zijn in het contact met de pedagoog, hetgeen voor het slagen van de begeleiding van belang is. Mocht een ouder later, ondanks deze afspraak, toch de gespreksverslagen opvragen? Dan kan de pedagoog dit weigeren omdat dit strijdig is met het handelen als goed pedagoog. De ouder mag er namelijk op vertrouwen dat de pedagoog deze afspraak naleeft.