Welke gegevens verstrek je als een cliënt vraagt om een kopie van zijn/haar dossier?

Als een cliënt om een kopie van het dossier vraagt, welke gegevens verstrek je dan? Dagelijkse rapportages? Of zijn dat werkaantekeningen en hoef je die niet te verstrekken? De namen van medewerkers die in het dossier hebben gewerkt? Of mag je die ‘weglakken’ in verband met de AVG? En ruwe testsgegevens? En hoe zit het met informatie die je van een andere hulpverleningsorganisatie hebt gekregen? Of je verslag van een telefoongesprek met een andere hulpverlener?

In het dossier worden alle gegevens vastgelegd die noodzakelijk zijn voor de kwaliteit en de continuïteit van de professionele relatie en voor het afleggen van verantwoording in het kader van de professionele relatie (art 31 NVO beroepscode). Hieronder vallen – zonder compleet te willen zijn – documenten zoals een begeleidings/behandelplan en de evaluatie daarvan, intakeverslagen, onderzoeksrapporten, verslag van contact(en) met een andere hulpverleningsorganisatie of bijvoorbeeld Veilig Thuis en de correspondentie met client over verzoeken tot kopie en inzag en het verstrekken van informatie aan derden.

Cliënt heeft een kopierecht wat betreft zijn volledige dossier. Alle gegevens die zijn opgenomen in het dossier zoals hierboven genoemd vallen onder dit kopie recht en ook:

  • namen van hulpverleners die in het dossier hebben gewerkt of zijn geconsulteerd. Cliënt heeft namelijk het recht te weten wie heeft gewerkt in zijn dossier en wie zijn dossier heeft ingezien;
  • dagelijkse rapportages. Dit zijn nadrukkelijk geen werkaantekeningen;
  • contacten met andere hulpverleningsorganisaties, school, gemeente e.d. Alle overleggen met betrekking tot de behandeling horen bij het dossier.


Er zijn grenzen aan het kopie recht van client:

  • zo worden geen inzage of kopie verstrekt van gegevens waardoor de privacy van anderen onevenredig wordt geschaad (art 35 NVO beroepscode);
  • ook wordt geen kopie verstrekt van ruwe testgegevens (wel inzage);
  • het inzage en kopie recht van ouders met gezag kan onder omstandigheden worden beperkt, dat geldt ook voor andere wettelijk vertegenwoordigers. Vanaf 16 jaar hebben ouders met gezag geen zelfstandig inzage en kopie recht meer ten aanzien van het dossier van hun kind(eren). Ouders zonder gezag hebben geen kopie recht, maar wel recht op informatie;
  • als een verzoek om kopie ongegrond of buitensporig is (bijvoorbeeld dezelfde stukken worden meerdere keren opgevraagd) dan mag het verzoek worden geweigerd of een vergoeding worden gevraagd (artikel 15 AVG).


Hoe om te gaan met een onderzoeksrapport dat de pedagoog t.b.v. de behandeling of begeleiding bij een andere organisatie heeft opgevraagd?
In de praktijk wordt soms de regel gehanteerd dat een dergelijk rapport bij die andere organisatie moet worden opgevraagd. Dit is echter een rapport betreffende de client die gebruikt is bij de huidige begeleiding/behandeling en daarmee dus onderdeel is geworden van die begeleiding/behandeling en daarmee van het dossier, waarvoor het kopie recht geldt. Wel is het zo dat je geen toelichting kunt geven over deze rapportage, omdat je die niet hebt opgesteld. Soms kan het daarom verstandig zijn om iemand te verwijzen naar de organisatie/hulpverlener die het rapport heeft opgesteld.