Wat te doen met de clientdossiers bij einde eigen praktijk of verandering van baan?

Als pedagoog ben je verplicht om dossiers te bewaren conform de daarvoor geldende bewaartermijn. Maar wat als je praktijk eindigt wegens bijvoorbeeld pensioen? Mogen de dossiers dan worden vernietigd? En wat als je een andere baan krijgt? Neem je dossiers mee of laat je ze achter bij je werkgever?

In zijn algemeenheid geldt dat de bewaartermijn van de dossiers niet eindigt omdat de praktijk eindigt of omdat de pedagoog een andere baan krijgt. De bewaartermijn van dossiers  geldt onverkort.

Van belang is dat een client, ook na beeindiging van de praktijk of in geval de pedagoog een nieuwe baan krijgt, nog steeds zijn clientenrechten ten aanzien van het dossier (inzage, kopie, vernietiging) kan uitoefenen. Dat kan op verschillende manieren worden geborgd afhankelijk van de positie en de keuzes van de pedagoog.

Pedagoog met eigen praktijk
Het is van belang dat de pedagoog met een eigen praktijk tijdig maatregelen treft voor dossierbeheer in geval van beeindiging van de praktijk. Dossiers mogen bij het beeindigen van de praktijk nadrukkelijk dan ook niet worden vernietigd, tenzij op dat moment de bewaartermijn is afgelopen. De pedagoog kan de dossiers in eigen beheer houden of het beheer laten overnemen door een andere pedagoog of zorginstelling. Die keuze is aan de pedagoog.

Het in eigen beheer houden van de dossiers heeft als voordeel dat de pedagoog de dossiers inhoudelijk kent en eventuele vragen van clienten relatief eenvoudig kan beantwoorden. Het nadeel is dat de pedagoog bijvoorbeeld 10 jaar na einde praktijk nog verzoeken om inzage of kopie kan krijgen van clienten. De pedagoog blijft ook verantwoordelijkvoor de beveiliging van de dossiers. Voorkomen moet worden dat familieleden de zorg voor de dossiers krijgen in geval van plotseling overlijden van de pedagoog. De pedagoog kan er daarom voor kiezen een andere pedagoog met eigen praktijk of een zorginstelling te benaderen of deze het dossier beheer wil overnemen (tegen vergoeding). Ook zijn er commerciele bedrijven die deze diensten bieden. Als ervoor wordt gekozen om het dossierbeheer over te dragen is het van belang dat clienten worden geinformeerd over de nieuwe vindplaats van de dossiers. Dat kan bijvoorbeeld door de website van de praktijk in afgeslankte vorm te behouden, met daarop informatie over het dossierbeheer.

Pedagoog in loondienst
De pedagoog die werkt in loondienst laat zijn dossiers achter bij de werkgever. De werkgever is als verwerkingsverantwoordelijke (AVG) verantwoordelijk voor het beheer van het dossier. Bij lopende dossiers wordt een client overgenomen door een collega en daar hoort een compleet dossier bij. Bij een afgerond dossier blijft het dossier onderdeel van het archief van de werkgever. Ook voor ex-clienten blijft dan duidelijk waar ze moeten zijn als ze inzage of kopie van hun dossier wensen. Zij zullen de organisatie benaderen en niet de individuele pedagoog.

Deze werkwijze geldt voor het complete dossier, inclusief ruwe testgegevens.