Wat als een cliënt om vernietiging van het dossier verzoekt tijdens of bij de start van de behandeling?

Een client kan verzoeken om vernietiging van (delen van) het dossier. In principe voldoet de pedagoog aan een dergelijk verzoek. Uitzondering is als gegevens uit het dossier van aanmerkelijk belang moeten worden geacht voor een ander dan de cliënt. Als de wettelijk vertegenwoordiger namens de cliënt om vernietiging verzoekt, kan vernietiging ook worden geweigerd indien de pedagoog meent dat vernietiging van (delen van) het dossier in strijd is met de zorg van een goed pedagoog voor de cliënt (art 36 lid 4 NVO beroepscode). Maar wat als een cliënt tijdens een nog lopende behandeling of begeleiding al vraagt om vernietiging? Of zelfs al bij de start?

Een verzoek tot vernietiging van (delen van) het dossier wordt schriftelijk of digitaal ingediend bij de pedagoog. De pedagoog reageert uiterlijk binnen vier weken op dit verzoek en beoordeelt binnen deze periode of het verzoek kan worden gehonoreerd. Uitgangspunt bij deze beoordeling is dat de pedagoog tegemoet komt aan het verzoek, tenzij

  • Gegevens uit het dossier van aanmerkelijk belang moeten worden geacht voor een ander dan de cliënt;
  • De wettelijk vertegenwoordiger namens cliënt verzoekt om vernietiging en honoreren van dat verzoek in strijd is met de zorg van een goed pedagoog voor de cliënt (zie artikel 36 NVO beroepscode).


De pedagoog moet dus een afweging maken. Een dergelijke afweging kan alleen worden gemaakt ten aanzien van een bestaand dossier en niet ten aanzien van een toekomstig dossier. Dat betekent dus ook dat een verzoek tot vernietiging pas kan worden ingediend en behandeld als de stukken die genoemd worden in het verzoek zijn opgenomen in het dossier.

Wat nu als een cliënt vraagt om vernietiging van het dossier nog vóór dat de behandeling, begeleiding of het onderzoek is gestart. Het is aan te bevelen om allereerst met cliënt te bespreken waar deze wens vandaan komt en uit te leggen wat de (on)mogelijkheden zijn ten aanzien van vernietiging.

Vaak helpt het al als de cliënt weet dat een dergelijk verzoek in beginsel wordt gehonoreerd en dat er slechts specifieke uitzonderingen zijn zoals hierboven genoemd. Mocht er sprake zijn van een dergelijke uitzondering dan betekent dat niet dat het hele dossier bewaard wordt, maar enkel die specifieke noodzakelijke gegevens waarvoor de uitzondering geldt.

Als een verzoek gedurende de behandeling of begeleiding wordt ingediend, dan is het zaak te onderzoeken welke gegevens de cliënt vernietigt wenst en of dat gegevens zijn die relevant zijn voor de lopende behandeling of begeleiding. Vernietiging van het volledige dossier zal dan niet mogelijk zijn, maar van delen van het dossier wellicht wel. Bijvoorbeeld als de cliënt verzoekt om vernietiging van een onderzoek van 10 jaar geleden, terwijl er meer recente onderzoeken zijn.

Als een ouder met gezag verzoekt om vernietiging van een kind dossier, dan is het van belang dat de andere ouder met gezag met het verzoek instemt voor zover het een verzoek is ten aanzien van gegevens over de behandeling of begeleiding van het kind. Over vernietiging van gegevens betreffende de ouderbegeleiding van één ouder beslist in principe die ouder.

Voor meer informatie over wie het verzoek tot vernietiging mag indienen, zie de regels over toestemming.

Indien de pedagoog besluit tot vernietiging van het dossier, dan is het van belang om de correspondentie betreffende de vernietiging (verzoek en besluit) te bewaren. Dit is van belang in het kader van de dossierplicht van de pedagoog waar bijvoorbeeld de inspectie op kan toetsen. Aanbevolen wordt om deze correspondentie te bewaren op de plek waar normaliter het dossier te vinden zou zijn geweest.