Digitale inzage dossier verplicht per 1 juli 2020?

Per 1 juli 2020 is de pedagoog inderdaad wettelijk verplicht om inzage en kopie van een dossier ook digitaal mogelijk te maken voor cliënt. Deze verplichting is vastgelegd in de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg (Wabvpz). Dit wil trouwens niet zeggen dat het verstrekken van een papieren kopie verboden is. Maar als de client graag een digitale kopie ontvangt, dan dient de pedagoog hieraan gehoor te geven. Wat betekent dit voor de praktijk van de pedagoog?

Digitale inzage en kopie impliceert dat er sprake is van een digitaal dossier. Het is daarbij niet vereist dat er wordt gewerkt met een speciaal aangekocht programma. Ook het mapje per cliënt op de laptop van een zelfstandige pedagoog geldt als een digitaal dossier. De gegevens zijn tenslotte digitaal opgeslagen.

Een voorwaarde voor digitale inzage van het dossier is dat alle onderdelen van het dossier digitaal beschikbaar dienen te zijn. Is een test dus schriftelijk afgenomen, dan is het van belang de afgenomen test te scannen, zodat deze digitaal beschikbaar wordt.

Bij diverse grotere zorgorganisaties is er reeds een zogenaamd cliëntenportaal. Op deze manier kunnen cliënten thuis inloggen en hun eigen dossier inzien. Een dergelijk cliëntenportaal is niet verplicht. Digitale inzage is ook: op kantoor van de pedagoog samen in de laptop het cliëntendossier inzien. Vervolgens kan de cliënt aangeven welke stukken hij of zij (digitaal) wenst te ontvangen, bijvoorbeeld per beveiligde mail.

Op het moment dat er met meerdere collega’s in het digitale dossier wordt gewerkt, dan is zgn. ‘logging’ onderdeel van het inzage recht. Dit is een digitaal gegenereerd overzicht van wie, waar, wanneer, in het dossier data heeft ingevoerd, aangepast en ingezien. Het logging overzicht hoeft niet door de pedagoog uit eigen beweging te worden verstrekt. De cliënt dient expliciet om dit logging overzicht te vragen.

Een aantal zorgaanbieders zijn inmiddels aangesloten op een elektronisch uitwisselingssysteem. Via een elektronisch uitwisselsysteem kan een andere zorgaanbieder, uiteraard met toestemming van cliënt, digitaal kennis kan nemen van gegevens in het cliëntendossier. De meeste pedagogen zijn in de praktijk nog niet aangesloten bij een dergelijk uitwisselingssysteem. Dit geldt momenteel met name voor bijvoorbeeld ziekenhuizen en huisartsen. Op verzoek van de cliënt dient dan tevens een overzicht te worden verstrekt waarin staat wie bepaalde informatie beschikbaar heeft gesteld in dit systeem en op welke datum, wie informatie heeft ingezien of opgevraagd.

De vereisten van de Wabvpz gelden voor pedagogen die werkzaam zijn op basis van de Zorgverzekeringswet en de Wet langdurige zorg. Voor de pedagoog die werkzaam is als behandelaar in de jeugdhulp en onder de WGBO valt, is deze wet ook van toepassing. Deze wet is aanvullend op de bestaande eisen van de beroepscode en andere wetgeving. Zo vereist de AVG ook dat als een cliënt zijn verzoek voor een kopie dossier elektronisch indient (bijvoorbeeld per mail) dat de kopie dan zo mogelijk elektronisch dient te worden verstrekt, tenzij de cliënt vraagt om een papieren kopie (artikel 12 lid 3 AVG).