Wat de AVG voor pedagogen betekent

6-4-2018

Op 25 mei wordt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Op bijeenkomsten en bij de beroepsethische helpdesk blijkt dat pedagogen veel vragen hebben over de gevolgen die de AVG heeft voor hun werk. De AVG verdient het om serieus te worden genomen. Echter, pedagogen die zich aan de beroepscode houden hebben de meeste zaken al op orde. Wel is het daarnaast nodig een privacyverklaring op uw website te zetten en een register aan te leggen waarin u beschrijft welke gegevensverwerking plaats vindt en met welk doel. Voor vragen of toelichting kunt u terecht bij onze helpdesk beroepsethische vragen.

De AVG kun je zien als een kader met algemene privacyregels die voor alle bedrijven en instellingen gaat gelden, bijvoorbeeld voor de supermarkt, voor de school, voor de spoorwegen en ook voor pedagogen. Deze algemene regels kunnen onmogelijk inspelen op beroeps- of sectorspecifieke zaken. Daarom geldt de regel dat sectorspecifieke wetgeving vóór de algemene regels van de AVG gaan. Zo zegt de AVG dat je dossiers niet langer mag bewaren dan nodig is. De Jeugdwet en de Wgbo geven voor de eigen sector een bewaartermijn van 15 jaar. Daarmee geldt in deze sectoren een bewaartermijn van vijftien jaar en mag je in deze sectoren niet zelf kiezen wat je ‘nodig’ vindt. In de NVO Beroepscode is alle relevante specifieke wetgeving (uit de Jeugdwet en de Wgbo)  overgenomen. Dit betekent dat er door de AVG nauwelijks iets verandert in de relatie tussen cliënt en pedagoog: beroepsgeheim, dossierrechten, positie gezaghebbende ouders, al deze zaken blijven ongewijzigd. Met één uitzondering: als een pedagoog toestemming aan een cliënt vraagt voor het delen van informatie met anderen, dan moet de pedagoog daarbij vermelden dat de cliënt zijn toestemming (voor de toekomst) altijd weer in kan trekken. Deze verplichting staat niet in de NVO Beroepscode maar moet op grond van de AVG wel door pedagogen worden nageleefd. Daarnaast geldt dat de AVG nog meer dan de huidige wetgeving er aan hecht dat pedagogen hun cliënten bij de start van het traject  goed informeren over het doel van dossiervorming, de gegevens die daarin worden opgenomen en de rechten die cliënten kunnen uitoefenen.

Voor instellingen en daarmee ook voor pedagogen met een eigen praktijk vraagt de AVG nog wel een paar extra zaken. Zo moet er op de website een privacyverklaring worden opgenomen met daarin: waarom er een dossier wordt aangelegd, welke informatie daarin wordt opgenomen, de bewaartermijn, de rechten die cliënten ten aanzien van hun dossier kunnen uitoefenen (inzage, afschrift, correctie, eigen verklaring en verzoek om vernietiging) en hoe ze dat kunnen doen. Het is handig om ook een flyer te maken met deze informatie, want dan kunnen daarmee cliënten bij de intake goed worden geïnformeerd. 

Van een instelling of eigen praktijk vraagt de AVG ook dat er een register wordt aangelegd waarin wordt beschreven welke gegevensverwerkingen plaats vinden, wat het doel daarvan is en op grond van welke wet dit gebeurt.  

Daarnaast is de AVG voor pedagogen met een eigen praktijk een goede aanleiding om nog eens te kijken naar de wijze waarop de gegevens van cliënten beveiligd zijn, bijvoorbeeld tegen virussen, spam en andere vormen van ongeoorloofde toegang. 

Voor bepaalde grote organisaties geldt ten slotte dat ze een functionaris voor de gegevensbescherming moeten hebben die intern toeziet op de privacy en de bestuurder ondersteunt bij een veilige en juridisch correcte gegevensverwerking.